A cette étape, les principales actions sont :

• Connaître le contexte permettant d’élargir les horizons ou de tenir compte des considérations futures.
• Déterminer les besoins réels pour redéfinir ou valider ce que vous, entreprise, avez défini.
• Identifier les problématiques susceptibles de nuire à l’atteinte de l’objectif. La vision doit tenir compte des contraintes humaines, sociales et environnementales.
• Préparer un cahier des charges dans lequel sont clairement décrites les tâches à effectuer et est évalué le temps pour les accomplir. Ceci est réalisé à partir de l’analyse des étapes précédentes et garantit une solution réaliste convenant à vos besoins.
  Une bonne analyse est synonyme de satisfaction à tout niveau et permet même de devancer vos espérances…

Une fois budgété, organisé et planifié, le projet est lancé. A toutes les étapes de celui-ci, notre expert en charge du pilotage va comparer le réalisé avec le prévisionnel et éventuellement réviser les plannings. Grâce à une vue d’ensemble, le pilote permet d’assurer un suivi fiable du projet, de mesurer précisément l’avancement du projet, de valider les dates jalons et de prendre les bonnes décisions en cas de difficultés.

Programme du pilote :

• Planification des ressources humaines.

Il s’agit de l’ensemble des acteurs du projet, qui, s’ils sont bien gérés, sont les facteurs clés de succès du projet. Les ressources humaines doivent donc être particulièrement bien pilotées pour ne pas mettre le projet en risque.

• Gestion des ressources

Pour éviter le turnover important des ressources humaines du projet lié à la démotivation, les prévisions de charge de travail pour chaque tâche doivent être évaluées au plus juste afin d’éviter des surcharges trop fréquentes ou des planchers d’inactivité, sources importantes de démotivation.

• Suivi des ressources

Il consiste à suivre l’adéquation des prévisions à la réalité et éventuellement réévaluer les besoins en terme de ressources et les profils de compétence requis.

• Outil de suivi

Les indicateurs de pilotage peuvent être regroupés sous la forme d’un tableau de bord, véritable outil de gestion des responsables du projet. Il permet de mesurer une situation ou un risque, de donner une alerte ou au contraire de signifier l’avancement correct du projet. Le choix des indicateurs dépend des objectifs du projet.

Voici quelques indicateurs que l’on peut trouver sur un tableau de bord:

• Utilisation des ressources (en %)
• Tâches réalisées/tâches planifiées
• Jalons
• Dates de fin initiale / Date de fin finale
• Avancement en délai (%)
• Nombre de tâches terminées par rapport au nombre de tâches prévues
• Nombre de changements
• Nombre de risques réalisés

La démarche qualité doit s’intégrer à toutes les phases du projet.

• La planification (« Plan ») : phase au cours de laquelle sont formalisés les attentes, les moyens et les objectifs
• La réalisation (« Do ») : elle s’appuie sur les modes opératoires préalablement définis
• La vérification (« Check ») : elle doit, elle aussi, se conformer aux processus définis en amont avec un souci d’exhaustivité
• L’action correctrice (« Act ») : correction des erreurs constatées et mise en place de mesures pour éviter qu’elles ne se reproduisent.

Résultat : la réussite de cette démarche dépendra de la mobilisation de chacun pour une recherche permanente d’amélioration et des moyens mis en œuvre par les instances de décision pour l’application de la démarche.